Non me vogliano
i miei colleghi di quanto scriverò questa settimana, non è un richiamo per
nessuno ma un tranello nel quale io per primo cado molto spesso.
Chiedevo ad
un mio collega proprio venerdì scorso perché avesse scritto una mail ad un mio
collaboratore e non mi avesse personalmente coinvolto su una decisione:” Ma scusa
per quale motivo non ti sei rivolto a me direttamente per questa cosa?”
E lui candidamente:
“Eri fuori ufficio… e quindi ho pensato di scrivere una mail a … ed
effettivamente non ti ho messo in copia…”
Ed io
ancora: ” Ma perché non mi hai chiamato ? O non hai scritto direttamente a me?”
e lui:”Eh si pensavo che essendo in viaggio…”
Viviamo un’epoca
in cui la comunicazione è straripante sotto tutti i fronti, in azienda cambiano
le abitudini e gli usi… I telefoni squillano sempre meno, il ticchettio delle
tastiere si è sostituito ai suoni ed alle voci, gli ambienti diventano asettici
e le comunicazioni aumentano nel numero, anche se forse sempre meno chiare. Conversazioni
che diventano meno umane e più digitali, ma le mille declinazioni delle
relazioni sono impossibili da declinare in una serie di bit, che non possono
convertire una smorfia, uno sguardo, un cenno di approvazione e quindi
aumentano le incomprensioni.
Le
comunicazioni aumentano in numero ma diminuiscono in qualità e quindi nascono i
problemi.
Le aziende
vivono di interazioni fra persone, il committente chiede all’installatore il
prodotto, che si rifornisce dal rivenditore, che lo compera dal distributore,
che conosce il prodotto dal marketing aziendale e lo acquista grazie al commerciale
dell’azienda. Il distributore si approvvigiona attraverso la logistica aziendale
che riceve il prodotto dai reparti produttivi che trasformano e lavorano le
materie prime approvigionate dai fornitori.
Centinaia di
mail e comunicazioni che una volta erano fax e telefono e che oggi sono sempre
più e solo email.
Efficaci,
dirette ma che a volte mi fanno letteralmente fumare dalla rabbia:
1)
La mail paracxxxx. Quella indirizzata a 10 destinari
o a 20 persone in copia conoscenza, che serve a dire io te l’avevo detto.
2)
La mail che non c’entra nulla. Quando su un
oggetto diverso si inizia una conversazione su un argomento diverso.
3)
La mail sermone. Quando nello scrivere si lascia
spazio ad opinioni, considerazioni che sarebbero propri di una conversazione
verbale.
4)
Le mail che non dovrebbe esistere. Dove qualcuno
che era stato messo in CCN (copia conoscenza nascosta) e quindi tecnicamente
non doveva essere a conoscenza della mail la gira per errore…
5)
La mail accidenti. Quando invece di rispondere
ad una sola persona, si fa per errore un rispondi tutti e si commenta con tutti
quello che si sarebbe voluto invece condividere solo con uno dei mittenti.
Non voglio dilungarmi in regole o suggerimenti
inutili ma due mi sento di darli:
1)
prestare molta attenzione prima di premere il tasto
invio ed impostare il ritardo di invio (che ti permette nei 60 secondi dopo aver
premuto invio di annullare la spedizione della mail)
2)
prima di digitare il nome del destinatario chiedersi
se è possibile con una semplice telefonata risolvere il motivo per cui si sta
scrivendo la mail
Sono sicuro
che questo aiuterebbe ad alleggerire le caselle Inbox ed a rilassare i nostri
nervi.
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